2.9 Internkontroll
Innholdsfortegnelse Last ned hele veilederen i pdf
Forskriftskrav
Fagskoleloven § 9 tredje ledd bokstav f
Styret skal for øvrig
f. sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, og etablere og sørge for gjennomføring av systematiske kontrolltiltak (internkontroll) for å sikre dette. Departementet kan gi forskrift om krav til internkontroll etter første punktum.
Fagskoletilsynsforskriften § 4-1 tredje ledd bokstav b, samt fjerde ledd
For å vurdere om hver enkelt utdanning når målet for kvalitet, skal fagskolen systematisk innhente
b. resultater fra fagskolens internkontroll, jf. fagskoleloven § 9 tredje ledd bokstav f.
Fagskolen skal bruke sin vurdering av kvaliteten til å rette opp sviktende kvalitet og videreutvikle kvaliteten i utdanningene.
Veiledning
Kravet innebærer at styret skal sørge for at fagskolen drives i samsvar med gjeldende lover og regler. «Gjeldende lover og regler» omfatter i denne sammenhengen fagskoleloven, fagskoleforskriften, og fagskoletilsynsforskriften.
For å kunne vurdere om fagskolens drift er i samsvar med gjeldende lover og regler, er det en forutsetning at fagskolen har tilstrekkelig kompetanse på regelverket, hvordan reglene får betydning for den enkelte fagskole, og at fagskolen holder seg oppdatert på eventuelle endringer i regelverket. Fagskolen må etablere et system for internkontroll som inneholder en beskrivelse av hvordan internkontrollen skal gjennomføres.
Videre presiserer bestemmelsen at det skal etableres og gjennomføres systematiske kontrolltiltak for å sikre regelverksetterlevelsen. Det er viktig her å merke seg kravet om systematikk. Det er altså ikke tilstrekkelig å basere internkontrollen utelukkende på for eksempel innmeldte avvik eller annen informasjon som tilflyter fagskolen utenfra. I kravet om systematikk ligger det at fagskolen har en plan for gjennomføring av internkontrollen som ikke kun er hendelsesbasert. Dette innebærer at fagskolen også jevnlig må kontrollere etterlevelsen av regelverkskrav som ellers sjelden blir gjenstand for oppfølging gjennom avvikssystemer.
Når det gjelder frekvens og omfang av kontrollene, må dette tilpasses hva fagskolen anser som nødvendig for å sikre at kravene til enhver tid er oppfylt. Hvilke ordninger fagskolen må ha for systematisk å kontrollere egen regelverksetterlevelse, vil variere avhengig av fagskolens størrelse og egenart. Det er opp til hver enkelt fagskole å finne ordninger som er hensiktsmessige for å sikre tilstrekkelig kontroll.
Det at ansvaret for internkontrollen ligger hos styret, innebærer ikke innskrenkninger i styrets alminnelige adgang til å delegere oppgaver. Den konkrete utarbeidelsen av rutiner og kontroll med etterlevelsen av regelverket kan delegeres til for eksempel den daglige ledelsen, i tråd med den alminnelige adgangen til delegasjon fra styret.
Fagskolen skal bruke resultatene fra internkontrollen til å vurdere om hver enkelt utdanning når målene for kvalitet. Bestemmelsen innebærer at fagskolen, som en del av kvalitetsarbeidet, skal bruke resultater og funn fra internkontrollen for å vurdere kvaliteten i utdanningene og rette opp eventuell sviktende kvalitet.
Der fagskolen oppdager brudd på regelverket, må det settes inn tiltak som er egnet til å sikre at fagskolens virksomhet igjen blir i tråd med regelverket.
Les videre