2.3 Dere må fylle ut all obligatorisk informasjon i institusjonsprofilen

Innholdsfortegnelse     Last ned hele veilederen i pdf

På institusjonsprofilen i institusjonsportalen må dere fylle inn informasjon i flere faner.

Slik redigerer dere informasjonen under hver av fanene

For å redigere informasjonen under hver av fanene, trykker dere på rediger nederst. Det blir da mulig å redigere informasjonen i et eget vindu. Den redigerte informasjonen blir lagret når dere trykker på lukk nederst i vinduet.

Dette bruker vi informasjonen til

Vi bruker informasjonen dere legger inn i institusjonens profil til å vurdere om kravene for å være en fagskole er oppfylt. I starten av hvert underkapittel nedenfor, skriver vi hvilke(t) krav vi vil vurdere informasjonen dere sender inn, opp mot. I kapittel 1.1. i denne veilederen kan dere lese hvor dere finner informasjon om hvordan dere skal forstå de ulike kravene i regelverket.

[–]

  • NOKUT vil vurdere søknaden opp mot kravet om organiseringen av fagskoler i fagskoleloven § 13. Nye private fagskoler skal være enten stiftelser eller aksjeselskaper. Alle fagskoler skal være registrert i Enhetsregisteret.

    Noe av informasjonen i fanen som heter Om institusjonen blir hentet fra Enhetsregisteret. Dere må sjekke at informasjonen er riktig og oppdatere den i Enhetsregisteret hvis den er feil. Offentlige fagskoler kan registreres som underenheter/-virksomheter til en større enhet (for eksempel fylkeskommunen). 

    Type utdanningsinstitusjon

    Hva dere svarer på type utdanningsinstitusjon (om dere vil tilby fagskoleutdanninger og/eller høyere utdanning) under fanen Om institusjonen, vil påvirke hvilke faner dere ser øverst på siden.

    Vedlegg

    Dere blir bedt om å laste opp organisasjonskart under denne fanen. Dere velger selv hvordan dere vil beskrive og illustrere organisasjonen. Det er ikke noen bestemt mal som skal brukes. Organisasjonskartet bruker vi til å få en oversikt over fagskolens organisering. Vi ser det også i sammenheng med styringsordning, se kapittel 2.3.4. Selv om det ikke er en fastsatt mal, er det viktig at dere tydelig får frem styrings- og rapporteringslinjene i organisasjonen.

  • NOKUT vil vurdere søknaden opp mot kravene om at fagskolens egen forskrift skal ha informasjon om opptak (fagskoleloven § 16 fjerde avsnitt og fagskoleforskriften § 9 andre og sjuende avsnitt) eksamener, prøver og annet arbeid (fagskoleloven § 21 femte avsnitt) og eventuell skikkethetsvurdering (fagskoleforskriften § 27 første og tredje avsnitt). NOKUT vil også vurdere søknaden opp mot kravene om klagenemnd og klagebehandling i fagskoleloven § 20 og kapittel 5. Mer informasjon om kravene til fagskolens forskrift finner dere i en egen artikkel på nettsidene våre.

    I fanen "Regelverk og forskrift for fagskole" får dere spørsmål om forskriften deres er kunngjort på lovdata.no (Norsk Lovtidend).

    Siden dere ikke er en fagskole enda, skal dere ikke ha en kunngjort forskrift i lovdata.no. Dere skal ikke kunngjøre forskriften deres før dere har fått vedtak om akkreditering av deres første fagskoleutdanning fra NOKUT.

    I stedet må dere laste opp et utkast til forskrift i institusjonsportalen. . Forskriftsutkastet som lastes opp, bør være godt bearbeidet og klart for høring og/eller kunngjøring. Dere bør være forsiktig med å kopiere fra andre fagskolers forskrifter fordi det kan være viktige forskjeller mellom fagskolene, og fordi det er risiko for at andre fagskolers forskrifter ikke er oppdaterte etter gjeldende lov og forskrift.

    Dere skal også laste opp eventuelle reglement dere har i tillegg til forskriften.

    Dersom prosedyren for klagebehandling blir dokumentert et annet sted enn i forskriften, skal dere i tillegg laste opp dokumentasjon på dette. Dette kan for eksempel være en egen rutine eller instruks for klagebehandling eller et mandat for klagenemnda.

    Når vi kontrollerer forskriften deres og eventuelle andre dokumenter, ser vi etter

    – at forskriften er fastsatt av styret
    – om dere minimum har med bestemmelser på de områdene fagskoleloven angir at skal inngå i en lokal forskrift
    – at dere foretar nødvendige avklaringer på disse områdene
    – at bestemmelsene om klage er tydelige i forskriften eller annen dokumentasjon
    – at alle bestemmelsene er i samsvar med kravene i regelverket

    Noen velger å ta inn bestemmelser fra fagskoleloven eller fagskoleforskriften (regelverket) i fagskolens forskrift. Dersom dere gjør dette, er det viktig at formuleringene er i samsvar med formuleringene i regelverket, og at de til enhver tid er oppdaterte.

    Vedlegg

    Under fanen "Reglement og forskrift for fagskole" blir dere bedt om å laste opp disse vedleggene:

    – Fagskolens lokale forskrift
    – Eventuelle andre reglementer dere har
    – Eventuell annen dokumentasjon som viser bestemmelsene deres om klagebehandling

  • NOKUT vil vurdere søknaden opp mot kravene om studentenes læringsmiljø (fagskoleloven § 15), studentenes tilgang til et studentombud (fagskoleloven § 14a) og fagskolens tilrettelegging for at eventuelle studentorganer kan drive sitt arbeid, at de blir hørt i saker og at studentene er representert i organ med beslutningsmyndighet (fagskoleloven § 14). Hva kravene innebærer, kan dere lese mer om i nettekstene om læringsmiljø, studentombud og studentorgan.

    I fanen "Studentenes læringsmiljø, studentombud og studentorganer" blir dere bedt om å beskrive hvordan dere

    – i samarbeid med studentene og studentorgangene ivaretar studentenes læringsmiljø
    – sikrer studentene tilgang til et studentombud
    – legger til rette for at eventuelle studentorgan kan drive sitt arbeid, at de blir hørt i saker som angår studentene, og at studentene er representert i organ med beslutningsmyndighet

    Vedlegg

    Dere kan velge om dere vil skrive beskrivelsene direkte inn i tekstfeltene eller om dere ønsker å laste dem opp som vedlegg.

  • NOKUT vil vurdere søknaden opp mot kravene knyttet til styrets ansvar, sammensetning og vedtaksførhet i fagskoleloven §§ 9–11 og kravet om at rektor skal være ansatt av styret i fagskoleloven § 12 første avsnitt. Se også styrets ansvar og oppgaver angitt i fagskoleloven §§ 5, 15-17, 21 og 23-27. Hva kravene innebærer, kan dere lese mer om i nettekstene om styrets sammensetning og styrets oppgaver.

    I fanen "Styringsordning" blir informasjonen om institusjonens styre normalt hentet fra Enhetsregisteret. Dere må sjekke at informasjonen er oppdatert, og gjøre eventuelle endringer i Enhetsregisteret.

    Offentlige fagskoler som er registrert som underenheter/-virksomheter, kan ikke registrere styremedlemmer i Enhetsregisteret, og må legge inn styremedlemmene manuelt i institusjonsprofilen.

    Dere kan gi kommentarer til listen over styremedlemmer.

    I tillegg skal dere laste opp styrevedtekter og eventuell annen dokumentasjon som viser fagskolens oppgaver, mandat og drift. Saker om delegering av oppgaver fra styret til ledelsen/rektor kan være slik dokumentasjon. Vi kontroller at sammensetningen av medlemmer, vedtektene og annen dokumentasjon oppfyller kravene i regelverket. Vi ser særlig på

    – styresammensetningen, også på kravene i likestillings- og diskrimineringsloven
    – tilretteleggingen for valg av representanter fra studentene og ansatte
    – regler om vedtaksførhet og gjennomføring av styremøter
    – hva som er styrets ansvar, hvilke oppgaver som gjennomføres av styret, og hva som er delegert
    – at styret ivaretar oppgaver som ikke kan delegeres, inkludert å ansette rektor

    Dere får mulighet til å legge inn ekstra informasjon om styringsordningen hvis dere har behov for å kommentere noe som ikke kommer frem gjennom vedlegg.

    Valg av styremedlemmer fra ansatte og studentene

    Det er ikke krav om at dere har ansatt- og studentmedlemmer i styret på søknadstidspunktet. Valg av disse må de ansatte og studentene gjøre så snart dere eventuelt starter opp fagskolevirksomheten. Vi anbefaler likevel at dere/styret konsulterer organisasjoner som representerer ansatte og studenter, for å sikre at deres perspektiv blir ivaretatt i de avgjørelsene styret gjør før fagskolevirksomheten er i gang. Det er også mulig at representanter fra slike organisasjoner eller andre som kan representere ansatte og studenter, inngår som midlertidige styremedlemmer inntil studenter og ansatte selv kan foreta valget.

    Vedlegg

    Dere blir bedt om å laste opp styrevedtektene.

  • NOKUT vil vurdere søknaden opp mot kravene om fagskolens systematiske kvalitetsarbeid og fagskolens system for kvalitetssikring (fagskoleforskriften § 49 første til tredje avsnitt) og fagskoletilsynsforskriften §§ 4-1 og 4-2). Hva kravene fra fagskoletilsynsforskriften betyr, kan dere lese mer om i informasjonsskrivet om fagskoletilsynsforskriften. Dere kan lese mer om fagskolens kvalitetsarbeid på nettsidene våre.

    For å bli godkjent som fagskole, må dere ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring av utdanningen(e) dere tilbyr.

    I fanen "Kvalitetssikringssystem for fagskole" skal dere laste opp beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet deres. 

    Det er ikke en fastsatt mal for hvordan kvalitetssystemet skal beskrives. Systemet må tilpasses den enkelte fagskoles størrelse, egenart og utdanninger. Dere må likevel beskrive systemet slik at det går tydelig frem hvordan dere oppfyller kravene på de ulike områdene i regelverket. Dere må oppgi datoen da styret deres godkjente beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet.

    Dere får spørsmål om NOKUT tidligere har godkjent systemet for kvalitetssikring. For nye søkere vil svaret på dette alltid være nei. Dere må legge ved en beskrivelse av hvordan dere planlegger å hente inn informasjon fra studenter, ansatte, representanter fra yrkeslivet og eventuelt andre relevante kilder. Dette vil ofte inngå i selve systembeskrivelsen, men her kan dere eventuelt angi detaljer eller dere kan vise til vedlegg. Dere blir bedt om å laste opp eventuelle maler dere har for å hente inn denne informasjonen (for eksempel spørreskjema, mal for innholdet i møter med mer). Dersom dere ikke har slike maler, kan dere laste opp et tomt dokument. Det er også et felt hvor dere kan laste opp annen relevant dokumentasjon.

    Vi vurderer om kvalitetssystemet deres er et tilfredsstillende verktøy for å utføre kvalitetsarbeidet, og om kvalitetssystemet dokumenterer at dere vil oppfylle kravene i regelverk på følgende områder:

    – Målene for kvalitetsarbeidet
    – Hvordan arbeidet skal gjennomføres
    – Ansvarsforhold i systemet
    – Rapporteringslinjer i systemet

    Vedlegg

    Under fanen Kvalitetssikringssystem for fagskole blir dere blir bedt om å laste opp disse vedleggene:

    – Beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet deres
    – Beskrivelse av hvordan dere vil hente inn informasjon fra de lovpålagte informasjonskildene (studenter, ansatte, representanter fra yrkeslivet) og eventuelt andre relevante kilder (eventuelt gi henvisning til beskrivelsen av kvalitetssystemet eller til andre vedlegg)
    – Hvis dere har andre relevante dokumenter, som for eksempel maler for hvordan informasjonen vil bli hentet inn, og hva dere ber/spør om, skal dere også laste opp disse.