Veiledning til fagskolens kvalitetsarbeid

Kvalitetssikringssystemet er fagskolens verktøy for å kunne vurdere og utvikle kvaliteten i de fagskoleutdanningene den tilbyr.

Hva kjennetegner godt kvalitetsarbeid?

En fagskole med godt kvalitetsarbeid har en kultur som legger til rette for forbedring, utvikling og medvirkning. Den kjennetegnes av at ansatte og studenter opplever eierskap til og nytteverdi av kvalitetsarbeidet. Ledelse, ansatte og studenter vet hvilke oppgaver og hvilket ansvar de selv har i kvalitetsarbeidet ved fagskolen, og hvem de skal kontakte dersom de har tilbakemeldinger på kvaliteten. Alle bidrar med og mottar informasjon om resultatene av kvalitetsarbeidet. 

Hva kreves av kvalitetsarbeidet?

Fagskolens kvalitetsarbeid er regulert i fagskoleloven § 4, fagskoleforskriften § 49 og fagskoletilsynsforskriften kapittel 4.

Forankring og medvirkning

Det er fagskolens styre som er ansvarlig for kvalitetsarbeidet. Kvalitetsarbeidet skal være forankret i fagskolens styre og ledelse, og ansatte og studenter skal være involvert i arbeidet. Dette inkluderer også eventuelle studentorganer.

Det betyr at kvalitetsarbeidet skal involvere hele virksomheten og foregå på alle nivåer. Kvalitetsarbeidet skal prege hele driften av fagskolen og legge til rette for kvalitet på alle nivåer.

Studentene er viktige partnere i kvalitetsarbeidet. Å involvere studenter innebærer mer enn å innhente tilbakemeldinger fra dem, og måten studentene blir involvert på, kan variere mellom utdanningene.

Fagskolen skal ha mål for kvalitet i utdanningen

Fagskolen må sette mål som er egnet til å belyse kvaliteten i utdanningen(e), og vurdere utdanningene opp mot målene. Målene skal gi uttrykk for hva som indikerer god kvalitet i de spesifikke utdanningene.

Målene bør være realistiske og noe dere som fagskole opplever som nyttig og kan strekke dere mot. Et mål for kvalitet kan også være en kritisk verdi som indikerer sviktende kvalitet.

Fagskolen skal systematisk innhente informasjon for å vurdere måloppnåelse

Fagskolen skal vurdere om målene er oppnådd ved å systematisk innhente informasjon fra relevante kilder og egen internkontroll for å vurdere måloppnåelsen.

Informasjon fra relevante kilder

Kvalitetssystemet skal gi informasjon om hvilke prosesser fagskolen har for å hente tilbakemeldinger fra

  • studenter
  • ansatte
  • representanter fra yrkesfeltet
  • eventuelle andre relevante kilder

Relevante kilder kan være tilbakemelding fra sensor eller andre eksterne interessenter. Hva som er en relevant kilde, kan variere fra fagskole til fagskole. For å vurdere om målene er nådd, må fagskolen definere kvantitative og/eller kvalitative indikatorer eller terskelverdier å måle funnene mot.

Fagskolen må selv vurdere fra hvem og hvordan det er hensiktsmessig å innhente vurderinger. For eksempel kan fagskolen velge å bruke spørreskjema for innsamling av informasjon eller utarbeide skriftlige oppsummeringer fra muntlige tilbakemeldinger. Årlige møter med representanter fra yrkesfeltet er også et eksempel på en måte fagskolen kan hente inn tilbakemeldinger på utdanningskvaliteten.

Fagskolens internkontroll

Fagskolen skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, og etablere og sørge for gjennomføring av systematiske kontrolltiltak (internkontroll) for å sikre dette, se fagskoleloven § 9 tredje avsnitt bokstav f og fagskoletilsynsforskriften § 4-1 tredje avsnitt bokstav b. Dette innebærer at fagskolen må være oppdatert på eventuelle endringer i lover og regler som gjelder for dem, og til enhver tid ha kontroll med om de drifter i henhold til gjeldende regelverk.

Fagskolen skal bruke vurderingene til å rette opp og videreutvikle kvaliteten

Fagskolen skal løpende bruke informasjon fra vurderingene til å videreutvikle sine utdanninger og rette opp sviktende kvalitet. Fagskolen må analysere informasjonen fra kvalitetsarbeidet og bruke resultatene til å vurdere måloppnåelse og iverksette tiltak for sine utdanninger og drift av fagskolen.

System for kvalitetssikring

Fagskolene er pålagt å ha et system for kvalitetssikring. se fagskoleloven § 4 tredje avsnitt, fagskoleforskriften § 49 og fagskoletilsynsforskriften paragraf 4-2. Dette er fagskolens verktøy for å gjennomføre kvalitetsarbeidet. Det skal bidra til systematisk å skaffe kunnskap om forhold som har vesentlig betydning for kvaliteten i alle utdanningene fagskolen har.

Kvalitetssikringssystemet skal vise

  • målene for kvalitetsarbeidet
  • hvordan arbeidet skal gjennomføres
  • ansvarsforhold i systemet
  • rapporteringslinjer i systemet

Ansvarsforhold og rapporteringslinjer

Systemet må vise hvem som har ansvaret for å samle inn alle vurderingene, hvem som skal rapportere om resultatene og hvordan, og hvordan vurderingene brukes i kvalitetsarbeidet.

Systemet beskriver hvordan informasjon hentes inn, hvordan ulike fora behandler informasjon om kvaliteten og følger opp tiltak, og hvordan dette inngår i annet planarbeid, for eksempel studieplanrevisjoner.

Et årshjul kan være et godt verktøy i en systembeskrivelse for å illustrere sammenhenger mellom ulike kvalitetssikringstiltak og ansvars- og rapporteringslinjer.

Dokumentasjon

Fagskolene skal dokumentere kvalitetsarbeidet og står fritt til å velge den mest hensiktsmessige måten å gjøre dette på. Dette arbeidet vil innebære å analysere og oppsummere informasjonen systemet skaper.  

Dokumentasjonen må vise resultatene av kvalitetsarbeidet og eventuelle forslag til tiltak for å utvikle kvaliteten i utdanningene. Resultatene av kvalitetsarbeidet skal presenteres for styret, som er øverst ansvarlig for kvaliteten i utdanningene og for kvalitetsarbeidet. 

En årsrapport er et eksempel på dokumentasjon som kan vise oppsummering og analyse av informasjonen som systemet skaper. 

I tillegg er det viktig at fagskolene legger til rette for kunnskapsdeling om kvalitetsarbeidet og kvaliteten i studietilbudene. Dette gir studenter og ansatte mulighet til å medvirke i fagskolens arbeid med å utvikle og forbedre utdanningene. 

Systemet skal være tilpasset den enkelte fagskolen

Systemet skal være tilpasset den enkelte fagskolens organisering, beslutningsstruktur, faglige profil og størrelse. For eksempel vil en større fagskole kunne ha behov for flere arenaer, rutiner og prosesser enn en mindre fagskole. Det er ikke meningen at systemet skal være mest mulig omfattende og arbeidskrevende, men fagskolen må ha faste rutiner og prosesser som beskriver hvordan og når informasjonen og vurderingene samles inn og behandles, og av hvem. Relevans, systematikk og dokumentasjon er det sentrale, ikke systemets omfang.

Tilleggskrav for fagskoler med fagområdeakkreditering

Fagskoler med fagområdeakkreditering har kompetanse og fullmakt til selv å vurdere om nye eller endrede utdanninger tilfredsstiller kravene til akkreditering innen et bestemt fagområde. Dette er de samme vurderingene NOKUT gjør når vi mottar søknader om akkreditering eller vesentlige endringer fra fagskoler uten fagområdeakkreditering. Systemet for kvalitetssikring skal derfor vise prosedyrer for hvordan fagskolen 

a) oppretter utdanninger den selv har fullmakt til å akkreditere 
b) gjennomfører vesentlige endringer av utdanninger som hører inn under fagområdet 

I et tilsyn med kvalitetsarbeidet ved en fagskole som har fagområdeakkreditering vil NOKUT vurdere hvordan fagskolen ivaretar disse fullmaktene.  

Tips og råd til kvalitetsarbeidet