NOKUTs Institusjonsportal – fagskole

Alle søknader om akkreditering av studietilbud og meldeskjemaer om endringer i en fagskoleutdanning skal leveres via institusjonsportalen.

NOKUTs institusjonsportal flyttes over til ny plattform fra 1. januar 2023

Det vil derfor ikke være mulig å starte på nye søknader om akkreditering av studietilbud etter 16. september 2022.

Dere har mulighet til å logge dere på institusjonsportalen frem til 1. desember 2022 og har da tilgang til alle dokumenter og søknader som allerede ligger i portalen. Fagskoler kan sende inn endringsmeldinger gjennom portalen frem til og med 30. november.

Mer informasjon om ny institusjonsportal og søknadsskjema vil bli sendt til institusjonene i forkant av neste søknadsfrist.

Innloggingen bruker ID-porten (MinID/BankID o.a.). Dette sikrer trygg innlogging og integrering mot andre offentlige registre.

Guide til første gangs pålogging og aktivering av ny institusjon i NOKUTs Institusjonsportal (pdf)

  • Portalen er knyttet mot Enhetsregisteret. Den som er registrert som daglig leder/administrerende direktør må logge seg på første gang for å:

    ‒ aktivere organisasjonsprofilen i portalen

    ‒ opprette bruker/-e som skal ha administrasjonsrettigheter

    Vi anbefaler at dere tidlig kontrollerer at riktig person er registrert som daglig leder/administrerende direktør i Enhetsregisteret, og at denne blir informert om at den må sette av tid til å opprette bruker i løsningen. Kontroller samtidig at annen informasjon i registeret er korrekt, da søknadsskjemaet vil hente tilgjengelig informasjon fra Enhetsregisteret.

  • Det er kun organisasjoner med organisasjonsnummer registrert i Enhetsregisteret som kan aktivere profil i organisasjonsportalen. Grunnlagsdata om organisasjonen hentes fra og kan kun oppdateres der. Informasjonen vises i organisasjonsprofilen i portalen.

  • Mange fylkeskommunale fagskoler er registrert som underenheter av opplæringsavdelingen i fylket. Også andre fagskoler kan være organisert som underenheter. I disse tilfellene vil det ikke være registrert en daglig leder på organisasjonsnummeret til underenheten, og fagskolen må sørge for at daglig leder/administrerende direktør for overordnet enhet først logger seg inn, for så å angi hvem som skal ha rettigheter til å administrere brukere i løsningen på hver av underenhetene.

    Dersom organisasjonen har flere organisasjonsnummer i Enhetsregisteret for ulike virksomheter, pass på at dere registrerer riktig organisasjon. Dette gjelder for eksempel fylkeskommunene, som må sikre at organisasjonsnummeret tilknyttet fagskolens styre blir registrert. Private institusjoner med flere organisasjoner må også sikre at profil og søknad er knyttet til riktig organisasjon.

  • Organisasjonen har en profilside i portalen hvor statisk informasjon om organisasjonen skal legges inn. Denne informasjonen gjelder for alle søknadene i en søknadsrunde, lagres til neste søknadsrunde og vedlikeholdes av organisasjonen.

  • – Vi anbefaler ikke at flere hos dere jobber i samme skjema samtidig. Det er mulig, men det kan oppstå problemer knyttet til overskriving av hverandres data, opplasting av vedlegg og lagring. Dere kan lagre søknaden underveis og fortsette arbeidet senere. Søknaden vil ligge i "skjemaer under arbeid". For å redigere i et skjema under arbeid, trykk på "rediger" på høyre side. Når dere er ferdig med en søknad, må dere trykke på "send inn" på siste side i søknadsskjema. Søknaden vil da bli sendt til NOKUT. Det er ikke mulig å jobbe videre med søknaden etter at dere har trykket på "send inn".

    – Husk å trykke på "send inn" før søknadsfristen går ut. Hvis dere ikke trykker på "send inn", blir ikke søknaden sendt til oss. Dere kan da søke til neste søknadsfrist.

    – Husk å fylle ut all den nødvendige informasjonen. Hvis ikke søknaden er komplett vil søknaden sannsynligvis bli avvist. Dere kan da søke på nytt til neste søknadsfrist.

    ‒ Tekstboksene i skjemaene kan kun inneholde helt enkel formatering.

    ‒ Bilder, figurer, tabeller må lastes opp som vedlegg.

    For å melde om endringer i en akkreditert fagskoleutdanning, må dere bruke skjemaet for dette i Institusjonsportalen.

  • På siden Vanlige spørsmål – institusjonsportal finner dere svar på de vanligste spørsmålene vi får om portalen.